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ACTIVITÉS


Inscriptions et renseignements généraux
 

• Procédure d'inscription

• Politique de ratio pour les grands rassemblement

•  Politique familiale
Rassemblements provinciaux des ARCC
Les jeunes de 18 à 20 ans
L'accréditation du Conseil Action Jeunes et Familles (CAJF)

• Code d'éthique de la FQCC

• Code d'éthique canin


Procédures d'inscription
1. Comment remplir le formulaire d'inscription ?

Vous trouverez des formulaires d’inscription à la fin de chacun des descriptifs des rassemblements dans le calendrier des activités. Il y a un formulaire particulier pour les grands rassemblements FQCC (l’Ouverture FQCC et la Fermeture FQCC) et un autre, valide pour tous les autres rassemblements. Vous pensez vous inscrire à plusieurs rassemblements? Pensez à faire des photocopies du formulaire.

Utilisez la description détaillée du rassemblement pour remplir le formulaire. Il est important de répondre à toutes les questions du formulaire. Ces informations aideront les organisateurs à mieux vous accueillir. Ils vous placeront près des blocs sanitaires si vous campez sous la tente ou dans une tente-caravane; une attention particulière vous sera accordée si une personne à capacité restreinte ou ayant des allergies vous accompagne.

Une section du formulaire est prévue pour le calcul de prix de votre forfait. En premier, il y a le coût du forfait de base. Vous devez y ajouter toutes les personnes supplémentaires et les activités facultatives auxquelles vous désirez participer.

2. Critères du calcul des prix

Famille : le père, la mère et les enfants de 17 ans ou moins vivant sous le même toit et inscrits sur le formulaire d’adhésion.
Ou
Tout couple résidant à la même adresse et n’ayant aucun lien de parenté entre eux (famille reconstituée) et inscrit comme tel sur le formulaire d’adhésion ainsi que leurs enfants de 17 ans ou moins vivant sous le même toit et inscrits sur la carte de membre.

Les enfants d’une famille âgés de 18 ans et plus sont considérés comme des Adultes invités non membres.

Personne seule avec son équipage : tout membre seul à bord de son équipage.

Adulte invité non membre
: toute personne de plus de 17 ans qui n’est pas membre de la FQCC et qui accompagne un membre dans son équipage.

Adulte invité membre : tout membre de plus de 17 ans participant à l’activité sans son équipement de camping, qui accompagne un autre membre à bord de son équipage.

Enfants et petits-enfants invités : toute personne de 17 ans ou moins qui accompagne dans le même équipement de camping un membre et qui n’est pas inscrite sur sa carte de membre.

Activités facultatives : le prix des activités facultatives (repas, visite, etc.) s’ajoute au prix de base et doit être acquitté à l’inscription.

ATTENTION!
Un campeur qui s’inscrit après la date limite d’inscription paie 10 % de plus que le prix de base, et 50 % de plus s’il s’inscrit à l’accueil même de l’activité.

3. Comment préparer votre paiment

Vous devez préparer deux chèques ou mandats-poste :

Un premier pour une somme de dix (ou vingt-cinq dans le cas des grands rassemblements, soit l’Ouverture, l’AGA FQCC et la Fermeture) dollars et quelques cents, représentant un dépôt de réservation non remboursable, payable à l’inscription. Le paiement doit être fait à l’ordre de l’ARCC organisatrice du rassemblement. Les cents indiquent le numéro de l’ARCC qui organise l’activité (exemple : 10,01 $ pour l’inscription au rassemblement de l’ARCC Abitibi-Témiscamingue – 01). La même procédure de confirmation de participation s’applique à l’ensemble des rassemblements. Lorsque vous verrez votre chèque de dépôt au montant de 10,xx $ ou 25,xx $ (xx étant le numéro de l’ARCC), passer dans votre compte bancaire, c’est que votre participation à ce rassemblement est confirmée. Par exemple, si vous avez envoyé plusieurs chèques pour plusieurs rassemblements à des ARCC différentes et qu’à la vérification de votre relevé de banque vous constatez qu’un montant de 10,01 $ a été encaissé, cela signifie que votre inscription pour le rassemblement de l’Abitibi-Témiscamingue – 01 est acceptée. Si les autres chèques ne sont pas encaissés, cela signifie que vous n’êtes pas acceptés pour les autres rassemblements.

Un second chèque couvrant le solde de votre participation (le prix total moins le montant du premier chèque) et dont la date d’encaissement ne dépasse pas la date limite d’inscription. Votre paiement doit être libellé à l’ordre de l’ARCC qui organise le rassemblement choisi.

Aucune confirmation écrite ne vous sera envoyée par l’ARCC.

S’il s’agit de votre premier rassemblement, vous recevrez également par la poste un feuillet qui vous donnera quelques consignes de base pour faire en sorte que votre première expérience de rassemblement soit des plus agréables.

4. Où et quand expédier votre inscription ?

Vous devez poster votre paiement en même temps que votre formulaire d’inscription. Mettre une seule inscription par enveloppe lors de l’envoi. Afin d’éviter toute déception, nous vous suggérons de poster votre formulaire d’inscription dûment complété le plus tôt possible. Une fois le nombre limite atteint, aucune nouvelle inscription ne peut être acceptée (même avant la date limite). Dans cette éventualité, votre nom serait inscrit sur une liste d’attente et vous ne serez accepté qu’en cas d’annulation d’un autre campeur.
Inscrivez bien l’adresse où vous devez faire parvenir votre formulaire d’inscription. Elle se trouve toujours dans la colonne de gauche, sur la première page de la description du rassemblement. Si votre formulaire est posté à l’adresse de la FQCC, celui-ci vous sera retourné et vous devrez le poster à nouveau à l’adresse de l’ARCC concernée.

5. En cas d'annulation

• De votre part :
Avant la date limite
Vous recevrez le remboursement de la somme totale que vous avez versée moins le dépôt de réservation.

Après la date limite
Le dépôt de réservation sera soustrait de la somme totale que vous aurez versée et vous recevrez les deux tiers de la somme restante. Votre demande de remboursement peut être faite par téléphone, mais vous devez la confirmer par écrit.

Dans les sept jours précédant la tenue du rassemblement
Aucun remboursement ne sera fait.

Cas de force majeure
Définition
: situation qui empêche un participant de prendre part à un rassemblement et sur laquelle il n’a aucun contrôle. Par exemple, la maladie, l’hospitalisation, le décès d’un proche parent immédiat, un bris majeur du VR empêchant son utilisation pour la durée prévue du rassemblement, le vol du VR, etc. Bien entendu, toute situation doit être justifiée par un document écrit par le participant en ce qui concerne la demande d’annulation pour cause de force majeure ET par une preuve de ce cas de force majeure (lettre d’un médecin, hôpital, garagiste, assureur, rapport de police, etc.). La décision rendue est à la discrétion du conseil d’administration de l’ARCC concernée ou du comité organisateur du rassemblement.

Application de la mesure : les cas de force majeure s’appliquent uniquement à la période où l’inscription à un rassemblement ne devrait plus être remboursable (dans les sept [7] jours précédant le rassemblement dans tous les cas). Ainsi, dans une situation où un cas de force majeure est accepté, le remboursement se fera aux deux tiers de la somme versée par le participant diminuée du montant de 10,xx $ ou 25,xx $ (non remboursable en tout temps). La politique s’applique à tous les rassemblements.

• De notre part :
Les organisateurs se réservent le droit d’annuler une activité si trop peu de campeurs s’y inscrivent. Dans ce cas, votre argent vous sera remboursé en totalité peu après la date limite, sans autre obligation de part et d’autre.

ATTENTION : Informations importantes 

Le formulaire d’inscription à un rassemblement, qu’il soit provincial ou régional, comporte une foule de renseignements qui aident les organisateurs à rendre votre séjour le plus agréable possible.

Nous aimerions porter à votre attention quelques-unes des informations importantes recueillies par de simples cases.

En cochant, la case « Je désire être bénévole... », soit pour vous, votre conjoint ou vos invités, vous indiquez aux organisateurs que vous êtes disponibles pour aider les organisateurs pendant le rassemblement. Il est aussi possible d’y inscrire votre champ d’intérêt (accueil, placement, repas, etc.)

La case « Il s’agit de mon premier rassemblement » permet, si vous la cochez, aux organisateurs de vous accueillir de façon particulière.

Une attention spéciale est également portée aux personnes à capacité physique restreinte. Il existe une case à ce sujet sur le formulaire et les personnes ayant coché cette case doivent également spécifier leur handicap.

Les personnes étant accréditées pour donner les premiers soins (médecin, infirmière, RCR, etc.) peuvent l’indiquer sur le formulaire. Ainsi, en cas d’urgence, les organisateurs pourraient faire appel à vos services afin de prodiguer des soins dans l'attente des services ambulanciers.

Pour les personnes souffrant d’intolérances alimentaires ou d’autres problèmes reliés à l’alimentation, vous devez communiquer avec les organisateurs du rassemblement pour vous informer des possibilités d’obtenir un repas de remplacement si ce qui est offert au menu ne vous convient pas en raison de vos intolérances. À défaut, vous devrez prévoir apporter votre nourriture pour remplacer le repas offert au menu du rassemblement.

IMPORTANT : les membres de la FQCC doivent inscrire, en plus de leur numéro de membre, la date d’expiration de leur adhésion. Cette précision permettra à l’ARCC hôte de s’assurer que ce sont bien des membres de la FQCC en règle qui s’inscrivent. En terminant, n’oubliez pas que la carte de membre en règle est obligatoire et qu’elle sera exigée à votre arrivée sur le site du rassemblement.

 


Politique des ratios pour les grands rassemblements de la FQCC

Pour les inscriptions des participants aux rassemblements d’Ouverture FQCC et de la Fermeture FQCC, un nombre de places au prorata du nombre de membres des ARCC est réservé afin de permettre une représentation équitable de chaque ARCC à ces rassemblements. La FQCC fait donc connaître à chaque ARCC le nombre de places qui lui sont attribuées au 31 janvier de l’année en cours.

Voici comment se calculent les ratios selon chacun de ces grands rassemblements : un certain nombre de places aux grands rassemblements sont réservées pour les bénévoles de l’ARCC organisatrice en plus des conseils d’administration de cette ARCC et de la FQCC. Ce nombre est soustrait des places disponibles et annoncées dans le descriptif des rassemblements. Cela permet d’établir le nombre disponible pour les membres de toutes les régions.

On établit le ratio de chaque ARCC (c’est-à-dire le nombre de membres de la région divisé par le nombre de membres de la FQCC au complet). On multiplie ce ratio par le nombre de places disponibles pour les membres et on obtient ainsi le nombre de places réservées à l’ARCC en question.

Les places par ARCC sont réservées jusqu’à une date limite. Après cette date, les places réservées non comblées sont rendues disponibles pour les membres désirant s’inscrire, mais dont le formulaire d’inscription a été placé sur une liste d’attente étant donné que les places disponibles pour leur ARCC avaient été comblées dans les délais. Les formulaires en attente sont traités suivant la date d’oblitération et une rotation est faite à raison d’une inscription par ARCC à partir de la liste d’attente. Une seule inscription par enveloppe est acceptée.


Les places réservées et les dates limites des ratios

RassemblementOuverture

Rassemblement d’Ouverture de la FQCC
Trente (30) places sont réservées pour les bénévoles de l’ARCC organisatrice. Sept (7) autres sont réservées pour le conseil d’administration de l’ARCC et sept (7) autres pour le conseil d’administration de la FQCC. Le ratio par ARCC est en vigueur jusqu’au 31 mars.

Rassemblement de Fermeture FQCC
Quinze (15) places sont réservées pour les bénévoles de l’ARCC organisatrice. Sept (7) autres sont réservées pour le conseil d’administration de l’ARCC et sept (7) autres pour le conseil d’administration de la FQCC. Le ratio par ARCC est en vigueur jusqu’au 31 mai.


Politique familiale

La FQCC a élaboré une politique familiale dans le but d’inciter les familles à participer aux rassemblements avec leurs enfants. Elle compte ainsi faire découvrir aux enfants les plaisirs du plein air, du camping et du caravaning. Cela favorise les échanges entre tous les groupes d’âge et permet d’assurer la relève.

Par sa politique familiale, la FQCC s’engage à assumer une partie des frais occasionnés par la présence des enfants aux rassemblements provinciaux des ARCC afin de décharger financièrement aussi bien les parents que les ARCC. Les mesures suivantes ont été adoptées par le conseil d’administration : 

Rassemblements provinciaux des ARCC

Pour être admissible aux subventions de ce programme, une ARCC doit obligatoirement présenter une programmation spécifique aux enfants de 17 ans et moins lors de son rassemblement provincial.

1. Les frais d’inscription au rassemblement pour les enfants invités ou petits-enfants sont établis selon la grille de tarification suivante :

● 0-5 ans   inscription gratuite
● 6-17 ans inscription au rassemblement à un coût à la discrétion de l’ARCC jusqu’à un maximum de 20 $ par enfant

2. La FQCC rembourse à l’ARCC un montant de 20 $ par enfant de 17 ans et moins (peu importe son statut, c’est-à-dire petit-enfant, invité ou membre) pour une programmation spécifique aux jeunes lors du rassemblement.

3. L’ARCC pourra demander aux parents ou grands-parents un coût additionnel maximal de 20 $ par enfant pour la participation au programme d’activités pour les enfants (peu importe son statut, c’est-à-dire petit-enfant, invité ou membre) organisé par l’ARCC.

4. Pour les trois (3) grands rassemblements de la FQCC, les subventions suivantes s’appliqueront : un montant de 1,400 $ sera octroyé à l’ARCC organisatrice du rassemblement d’ouverture, 600 $ à celle de l’assemblée générale annuelle et 500 $ à celle du rassemblement de fermeture, pour le programme d’activités pour les enfants.  

Les jeunes de 18 à 20 ans

Ces jeunes adultes seront admis dans les rassemblements des ARCC à titre d’adultes invités non membres et devront payer le coût demandé par l’ARCC pour cette catégorie. Seuls les enfants de 17 ans et moins seront considérés dans le coût d’inscription d’une famille.

L'accréditation du Conseil Action Jeunes et Familles (CAJF)

LogoCertificationCAJF

Deux séries de critères ont été mises en place et serviront à évaluer si les rassemblements proposés répondent de façon très précise aux besoins et aux attentes des jeunes et des familles. La première série de critères se nomme « essentiels » et la seconde « souhaitables ». Chacun des critères de la première catégorie doit se retrouver à l’intérieur de la programmation ou des services offerts par le rassemblement pour obtenir la certification. Les critères « souhaitables » constituent une valeur ajoutée et feront l’objet d’une mention particulière dans la promotion de ce rassemblement. Voici les critères pour chacune des deux séries :

Les « essentiels »

  • Eau potable disponible;
  • Toilettes disponibles 24 h/24 h;
  • Endroit (salle ou chapiteau) disponible pour les activités jeunesse;
  • Un membre de l’organisation est disponible le plus tard possible pour accueillir les familles qui ne peuvent pas arriver tôt au rassemblement, et ce, afin de les aider à placer leur équipement sur le site, de leur remettre la pochette d’accueil et de leur donner divers renseignements, au besoin;
  • Placer les équipages avec familles près de jeux pour les enfants se trouvant sur le site ou près des activités principales (salle, chapiteau, etc.);
  • Pour chaque journée complète du rassemblement, avoir au moins une activité en avant-midi et une autre en après-midi dédiées à cette clientèle;
  • Organiser les activités, visites et sorties de façon à ce que les parents soient présents au départ et à l’arrivée de leurs enfants.

Les « souhaitables »

  • Électricité;
  • Douches;
  • Service de vidange des eaux usées;
  • Prévoir des activités pour toutes les catégories d’âge des enfants;
  • Prévoir un système de parrainage des familles qui en sont à leur premier rassemblement.

Pour plus d'information sur le CAJF et son mandat, cliquez ici.


 

Code d'éthique de la FQCC
Le code d'éthique de la Fédération québécoise de camping et de caravaning :
  1. Le membre se fait un devoir d'aider un autre campeur en difficulté. 
  2. Le membre évite toute action ou toute parole qui pourrait nuire à la réputation de la FQCC. 
  3. Le membre adresse ses critiques par écrit directement aux responsables concernés.
  4. Le membre utilise un langage convenable et une tenue décente. 
  5. Le membre fait preuve de prudence en suivant les règles de sécurité sur la route et sur les lieux d'activités. 
  6. Le membre observe les directives des organisateurs d'une activité. 
  7. Le membre respecte l'intimité et la tranquillité de ses voisins; il observe le couvre-feu de 23 h à 8 h. 
  8. Le membre, quand il consomme des boissons alcoolisées, le fait avec discrétion et modération. Toute boisson alcoolisée servie et consommée en public doit l'être dans un verre. 
  9. Le membre garde son site propre et le laisse dans cet état à son départ. Il ne doit jamais laisser couler ses eaux usées (grises ou noires) sur le site.
  10. Le membre garde ses animaux en laisse et voit à ramasser leurs excréments.
Pour signaler un manquement au code d'éthique, utilisez le formulaire prévu à cet effet et tel qu’inclus dans la pochette qui vous a été remise lors de votre arrivée au rassemblement. Tout membre ne respectant pas le code d'éthique est passible de sanction.
 

Code d'éthique canin
Les participants aux activités de la FQCC peuvent être accompagnés de leur chien sur les sites, à moins d’avis contraire le spécifiant. Cependant, la présence de cet animal fait en sorte que le propriétaire a des responsabilités envers celui-ci et envers les autres participants également. Le code canin qui suit s’applique donc au rassemblement et à ses activités :
  1. La présence des animaux (chiens ou autres) est interdite à tout endroit d’un rassemblement où de la nourriture est servie ou encore qu’une activité publique se déroule (ex. : spectacle, conférence, visite, etc.). Bien entendu, cette norme ne s’applique pas aux chiens accompagnateurs de personnes handicapées.
  2. L’utilisation d’une laisse est obligatoire pour tous les déplacements de l’animal sur le site de façon à ne pas déranger les autres campeurs et pour la sécurité de tous.
  3. Le propriétaire de l’animal doit ramasser les excréments de son animal et en disposer aux endroits appropriés.
  4. Éviter de laisser son animal seul pour une longue période de temps afin d’éviter les aboiements inutiles qui dérangeraient les autres campeurs.
  5. Le propriétaire de l’animal doit en prendre soin et éviter de le maltraiter.